De voorbereiding van het jaarplan voor een tevreden team!

de voorbereiding

Wat een energie komt er vrij om met het team het jaarplan op te stellen!
Een jaarplan, het uitvoeren van een risicoanalyse en het schrijven (uitvoeren!) van een zelfevaluatie komt niet tot stand in de beleidskamer en is niet de verantwoordelijkheid van de adviseur beleid of kwaliteit maar is het resultaat van een interactieve sessie met het team! Aanwezig zijn (naast een vertegenwoordiging van het managementteam) de receptioniste (zij ontvangt de klant!), de adviseur HRM, de controller en de medewerkster Publieksdiensten. Let wel, het managementteam tussen haakjes plaatsen is een bewuste keuze!

De post-its liggen op tafel, ieder idee wordt direct vastgelegd. Het gesprek en de discussie komt op gang! Een ieder is blij zijn ervaringen en zorgen, en kansen met elkaar te kunnen delen. Eindelijk wordt iets gedaan met de aanwezige kennis en ervaring.

Het is belangrijk de werksessie goed voor te bereiden, leert de ervaring. Wanneer dit niet gebeurt loopt de sessie heel anders dan gepland. Ik herinner mij een bijeenkomst met senior projectadviseurs waarbij wij in een dag het A3 Jaarplan op willen stellen. Het vertrekpunt van een A3 Jaarplan is de missie en visie van de organisatie. Bij de eerste kop koffie bleek de missie en visie niet actueel en konden de adviseurs zich niet vinden in dit vertrekpunt. De sessie is na een korte break (wat te doen???!!!) omgezet van A3 Jaarplan in een missie visie traject.

Ik geef je 5 tips voor een goede voorbereiding van een werksessie jaarplan, zelfevaluatie of risicoanalyse:

1. Herijk de missie en visie

Iedere werksessie heeft als kader de missie en visie van de organisatie. Voor het team is dit wellicht te theoretisch maar het is wel van belang dat de missie en visie van de organisatie actueel is en door alle medewerkers van de organisatie wordt gedeeld en kan worden uitgelegd. Een mooi voorbeeld is een bijeenkomst waarbij het management de missie en visie vertelt aan de teamleiders en de teamleiders aan de medewerker. Start een elevator pitch en deel in 30 seconden de missie en visie met elkaar. Wanneer iedereen vol energie de bijeenkomst verlaat is deze missie geslaagd!

2. Benoem de kernwaarden

“De klant centraal”, waar hoor je dit niet? Maar, wie is dan die klant? Geef deze klant eens een gezicht en een naam. Wat wil de klant? Wanneer is de klant tevreden? Pas wanneer je dat weet kun je de klant centraal stellen. En wat verwacht je van jouw organisatie om de klant centraal te kunnen stellen? Wat zijn de kernwaarden van de organisatie? Maak deze concreet, en leg ze uit, met voorbeelden.

3. Zorg voor actuele documentatie

Neem eens een kijkje op de gemeenschappelijke schijf waar de documenten zijn gearchiveerd, die toegankelijk zijn voor de medewerkers. Is het huidige beleidsplan te vinden? En het personeelshandboek? De formulieren die worden gebruikt, is de laatste versie beschikbaar? En is de klachtenregeling bekend, actueel en uitvoerbaar? Zorg voordat je een werksessie begint dat de basis op orde is. Zo kan iedereen zich voorbereiden op de bijeenkomst.

4. Experimenteer met het team

Ik benaderde al het belang van een vertegenwoordiging van de organisatie tijdens de werksessie. Durf het eens over te laten aan de collega’s uit de organisatie en zonder de aanwezigheid van de directeur en overige leden uit het managementteam. Het gesprek komt op een andere manier tot stand en de uitkomsten zullen je positief verrassen. Je krijgt terug als directie hoe trots de medewerkers zijn op hun organisatie en zij waarderen het dat hun mening telt. Uitkomsten worden door de organisatie gedragen. Actiepunten worden direct opgepakt; overdracht hoeft niet meer plaats te vinden.

5. Maak afspraken over het resultaat

Het resultaat wordt geen lijvig rapport maar een A3 (jaarplan!), checklist (risicoanalyse) of PowerPoint (bij een zelfevaluatie). Dit zorgt ervoor dat het resultaat wordt gebruikt in de praktijk.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem contact op per mail; info@sckarp.nl, wij reageren binnen 24 uur of telefonisch: 06-24251869

Financiële vrouw van de Culturele Sector, Astrid van der Starre

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.