8 punten om mee te nemen als bestuurder, bij de vaststelling van de jaarrekening

Binnenkort wordt de jaarrekening opgeleverd door de penningmeester en aan het bestuur aangeboden. De balans en de staat van baten en lasten worden ter vaststelling door het bestuur ondertekend. Maar, waar let je nu op als bestuur, voor ondertekening?

De balans geeft de financiële stand van de organisatie op balansdatum weer en de staat van baten en lasten is het verslag van de ontwikkelingen gedurende het boekjaar. Het inhoudelijk jaarverslag rapporteert de inhoudelijke resultaten van de organisatie.

8 punten om mee te nemen, bij de vaststelling van de jaarrekening

1. Vaste activa: Het gebouw

De waarde van het onroerend goed is op de balans in beeld gebracht. De waarde van het gebouw zit vast ‘in stenen’ en is niet (direct) liquide te maken is. Op onroerend goed wordt afgeschreven, de waardedaling van de investering wordt tot uitdrukking gebracht. Wanneer in het boekjaar is geïnvesteerd in het gebouw kan een waarde toename zichtbaar zijn op de balans.

Tip: Wordt er afgeschreven op het onroerend goed? Wanneer dit niet het geval is, bespreek met elkaar wat de reden is.

2. Vlottende activa: De voorraden en de debiteuren

De Vlottende activa bestaan o.a. uit de voorraden die klaar staan om op een later tijdstip verkocht te worden en de openstaande vorderingen van de debiteuren.

Kritische vraag: Waar bestaat de voorraad uit? Wanneer is de voorraad aangeschaft en is het realistisch dat de voorraad wordt verkocht? Vraag de penningmeester de voorraad wanneer dit niet het geval is (deels) af te laten boeken. De voorraad vertegenwoordigt een waarde op de balans en ‘blaast de balans op’ bij een onverkoopbare samenstelling.

Tip: Vraag als bestuur een overzicht van de openstaande debiteuren. Hoe lang is het geleden dat de debiteur de dienst heeft afgenomen en /of het product heeft gekocht? Hoe langer geleden, hoe lager de prikkel om de vordering te voldoen. Het is raadzaam oude debiteuren (nog eenmaal) een herinnering te sturen, en bij het niet voldoen de vordering over te dragen aan een incassobureau of af te boeken.

3. Liquide Middelen

Hoeveel liquide middelen heeft de stichting? Het geld op de bankrekening en het geld in kas is beschikbaar en geeft de ruimte weer om aan verplichtingen te voldoen en te investeren.

Tip: Is het saldo van de liquide middelen toe- of afgenomen in het afgelopen jaar? Welke investeringen wil de stichting doen in de komende jaren? Is het banksaldo hiervoor toereikend?

4. De ontwikkeling van het Eigen Vermogen

Bij stichtingen bestaat het eigen vermogen o.a. uit bestemmingsreserves en de vrij besteedbare reserve.
Wanneer het Eigen Vermogen is toegenomen kun je stellen dat de stichting ‘rijker’ is geworden.
Soms is de vrij besteedbare reserve binnen het eigen vermogen negatief. Wanneer ik vraag als business controller of auditor stelt wat de reden is merk ik dat het bestuur dit niet in alle gevallen heeft opgemerkt.

Kritische vraag: Is het Eigen Vermogen afgenomen? Ga na wat de reden is van de afname van het Eigen Vermogen.

5. Het Lang Vreemd vermogen

Het lang vreemd vermogen van de stichting bestaat uit een hypothecaire lening of een andere langlopende lening.
Met enige regelmaat zie ik, als business controller en auditor dat niet wordt afgelost op langlopende leningen. Wanneer ik de vraag stel waarom de lening niet wordt afgelost zie ik dat het bestuur zichzelf deze vraag niet stelt.

Kritische vraag: Hoe lang is de looptijd van de lening? Wat is de relatie met de waardedaling van het object waar de lening betrekking op heeft?

6. Het Kort Vreemd Vermogen

Het kort vreemd vermogen bestaat uit crediteuren en andere kort lopende leningen. De stichting heeft een maatschappelijke doelstelling en werkt samen met partners.

Kritische vraag: Vraag als bestuurder na hoeveel dagen de crediteur de factuur betaald krijgt.

7. De verhouding reserves en voorzieningen

Voorzieningen zijn het ‘vreemd vermogen’ en reserves het ‘eigen vermogen’ van de stichting. Reserves zijn te verdelen in bestemmingsreserves en in de vrij besteedbare (algemene) reserve. Voorzieningen hebben een harde verplichting ten grondslag. Bestemmingsreserves zijn door de organisatie ‘geoormerkt’, er is en wordt gespaard voor een uitgave in de komende jaren.
Bestuurders vinden het lastig voorzieningen van bestemmingsreserves te onderscheiden. Terecht! Met enige regelmaat worden de begrippen niet consequent toegepast!

Tip: Kijk eens kritisch naar de voorzieningen. Zijn de verplichting onomkeerbaar, of zijn er als bestuur nog keuzes te maken?

8. De Vrij besteedbare reserve

De Vrij besteedbare reserve wordt ook wel de egalisatiereserve genoemd en is bedoeld om tegenvallers op te vangen in een volgend jaar. De hoogte bedraagt idealiter (minimaal) 10% van de jaaromzet.

Tip: Is de Vrij besteedbare reserve lager dan 10% van de jaaromzet? Neem mee in de meerjarenbegroting het plan om de Vrij Besteedbare reserve te verhogen naar het optimale niveau.

Wil ook jij je beter voorbereiden als bestuurder op de jaarrekening die binnenkort ter goedkeuring wordt aangeboden, mail naar:
Astrid van der Starre, M: astarre@sckarp.nl.
Via e-coaching of in een persoonlijk gesprek bereiden we samen de bespreking van de jaarrekening van de stichting voor.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.