Certificering van Openbare Bibliotheken: Deel 5 – Zelfevaluatie & Consensus

zelfevaluatieconsensus

Directeuren, bestuurders, managers en staffunctionarissen, ik spreek ze regelmatig over de nieuwe certificeringsronde Openbare Bibliotheken. Het is een actueel en complex onderwerp. Maar niet ondoenlijk! In een serie blogposts doe ik u alle ins en outs over de derde ronde Certificering  Openbare Bibliotheken uit de doeken. Deze week deel 5:

Zelfevaluatie op basis van consensus

Het uitvoeren van een zelfevaluatie is teamwerk. Een evenwichtige samenstelling van het gelegenheidsteam is voor het uitvoeren van een zelfevaluatie van essentieel belang. De samenstelling van zo’n team is in de regel gemêleerd.

In de MT-vergadering is een voorstel gedaan over wie deelneemt aan het traject van zelfevaluatie. Uiteraard zijn dit de MT-leden, een vertegenwoordiging van teamleiders, de stafadviseur, een lid van de OR en een accountmanager.

Ik vraag of dit een goede vertegenwoordiging is van de organisatie. Is het team zo compleet? Het sectorhoofd dienstverlening stelt voor een servicemedewerker toe te voegen en de manager bedrijfsvoering wil graag een repro-medewerker als aanvulling.

Al snel realiseer ik mij dat dit een goede vertegenwoordiging van de organisatie is. Ik knik dan ook bevestigend, maar weet hoe ingewikkeld het is het team op een gelijkwaardig niveau te krijgen om een volwaardige zelfevaluatie uit te voeren.

Het MT, de teamleiders en adviseurs kennen de inhoud van het meerjarenbeleidsplan, de planning & controlcyclus, van offerte tot en met jaarverantwoording aan de subsidieverstrekker, de gehouden onderzoeken zoals biebpanel en het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de benoemde verbeterpunten. Alle documenten, plannen en verbeterpunten zijn in de diverse MT-vergaderingen aan de orde gekomen.  Maar de servicemedewerker? En de repro-medewerker? Kunnen deze medewerkers het geheel ook overzien?

Metaforen van Morgan

Tijdens de eerste bijeenkomst om te komen tot een zelfevaluatie die door het hele team wordt gedragen trap ik af met een dia van een zeezicht. Wat zien de deelnemers van de sessie in de foto?

De servicemedewerker denkt aan de vakantie met de kinderen in Noorwegen, de natuur. De accountmanager ziet de nevel en krijgt een onbehaaglijk gevoel; de zomer is voorbij en daarmee de vakantie. Het sectorhoofd dienstverlening denkt aan zijn workshop fotografie en realiseert zich dat hij te weinig tijd vrij maakt om zijn hobby uit te oefenen.

De dia van het zeezicht brengt ons op de Metaforen van Morgan. 

Morgan beschrijft de organisatie in termen van acht metaforen of beelden. Denk aan  de organisatie als:

  • machine
  • mentale gevangenis
  • cultuur
  • brein
  • instrument van overheersing
  • organisme
  • proces van transformatie
  • politiek systeem.

De metaforen geven weer dat mensen op heel verschillende manieren naar een organisatie kunnen kijken. Het beeld dat ontstaat verschilt dan ook per deelnemer. Dat hangt af van de plek in de organisatie van waaruit deze  het werk uitoefent, door de verantwoordelijkheden die de medewerker heeft binnen de functie, maar ook door de persoonlijkheid van de medewerker; wat vindt hij of zij belangrijk.

Het is goed vooraf aan de gezamenlijke sessies zelfevaluatie hierbij stil te staan. Een antwoord of stellingname is niet ‘goed’ of  ‘fout’, maar geeft weer hoe iemand tegen de organisatie aankijkt. Ook is het goed uit te spreken dat er méér onder de waterlijn aanwezig is.

Boven de waterlijn is er sprake van planning, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie. Onder de waterlijn spelen emoties, ervaring, plezier, angst en ook macht. Het is goed dit aan de voorkant te benoemen.

Als de groep aan de voorkant van het intensieve zelfevaluatietraject vertrouwen naar elkaar uitspreekt is dat heel prettig.

Aan de slag met de zelfevaluatie
De vrije ruimte en vertrouwen

Bij een zelfevaluatie is het aan te bevelen iedere deelnemer een situatie of stelling eerst persoonlijk te laten beoordelen. De reden hiervoor is dat alle individuele inzichten worden geïnventariseerd. Ik deel ‘geeltjes’ uit waarop de deelnemers hun inzichten kunnen schrijven en benadruk nogmaals dat niets ‘goed’ of ‘fout’ is.   Het gaat om ieders zienswijze vanuit hun persoonlijkheid en werksituatie. Zo kent de servicemedewerker veelal de klant beter dan dat de manager dat doet.

Wanneer de groep groot genoeg is en er voldoende tijd is werken we in deelgroepjes om de individuele scores te bespreken en te komen tot een oordeel van het groepje. In een kleinere groep worden meningen eerder ingebracht dan in de plenaire groep. Plenair worden de uitkomsten per deelgroepje gepresenteerd.

Scoren zelfevaluatie als team
Van intersubjectiviteit tot consensus

Iedere deelnemer heeft een eigen beeld van een proces, denk aan de metaforen. Dit leidt tot subjectiviteit. De procesbegeleider zorgt voor intersubjectiviteit van de deelgroepjes en uiteindelijk van het hele team.  Objectiviteit streef je weliswaar na, maar is een utopie.

Als procesbegeleider is het van belang de dynamiek van de groep en de individuen waar te blijven nemen. Ik let hierbij met name op non-verbale communicatie. Wanneer er twijfel is of er voldoende draagvlak is voor een stellingname vraag ik dóór. De uitdaging is met elkaar te komen tot de kern, ook en juist daar waar twijfel zit.

Het komen tot consensus is het komen tot overeenstemming tussen twee of meerdere partijen. Dit wil niet zeggen dat iedereen voor de volle honderd procent akkoord gaat, maar men kan zich vinden in een  compromis. Dit is niet hetzelfde als unanimiteit,  waarbij alle deelnemers het volledig en eenstemmig eens zijn. En het is ook  geen democratische keuze waarbij de meeste stemmen gelden.

Bij consensus is er sprake van een overlegsysteem waarbij gebruik wordt gemaakt van integratieve psychologie. Om te komen tot consensus is tijd nodig, geduld en vertrouwen. Maar het resultaat mag er zijn: een zelfevaluatie waarbij een vertegenwoordiging vanuit de hele organisatie het eens is geworden over de scores.

Hierbij nodig ik u uit te reageren. Kiest u voor een volledige vertegenwoordiging uit uw organisatie om uw zelfevaluatie uit te voeren? Ziet u alle deelnemers als volwaardige partners? Verwacht u uitkomsten die u verrassen? Hoe communiceert u de uitkomsten van de zelfevaluatie naar de rest van de organisatie?

Antwoord geven op deze vragen, of meer weten over de derde certificeringsronde Openbare Bibliotheken? Laat het me weten door een reactie op dit bericht of via mijn contactinformatie.

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.