Certificering van Openbare Bibliotheken: Deel 2 – Zelfevaluatie

zelfevaluatie

Directeuren, bestuurders, managers en staffunctionarissen, ik spreek ze regelmatig over de nieuwe certificeringsronde Openbare Bibliotheken. Het is een actueel en complex onderwerp. Maar niet ondoenlijk!  In een serie blogposts doe ik u alle ins en outs over de derde ronde Certificering  Openbare Bibliotheken uit de doeken. Deze week deel 2:

Fase 1 auditproces: zelfevaluatie 3e certificeringsronde Openbare Bibliotheken

Hoe goed bibliotheken het ook doen, om gecertificeerd te worden is hard bewijs nodig. De audit zorgt ervoor dat dat bewijs er komt. Om het overzichtelijk te houden kent de audit drie fasen. In deze blogpost ga ik in op de eerste fase, de zelfevaluatie.

Zelfevaluatie, de vormgeving

De vorm van de zelfevaluatie is vrij. Stichting Certificering Openbare Bibliotheken zal een format aanreiken. Dat is gemakkelijk voor bibliotheken, maar heeft ook een nadeel. Het risico van een format is  dat het een ongeïnspireerde invuloefening kan worden.
Hoe voorkom je dat? Zorg dat de zelfevaluatie een interactief karakter heeft. Schrijf het stuk niet in de beleidskamer, maar neem er de tijd voor om als MT samen met een vertegenwoordiging van de organisatie de zelfevaluatie uit te voeren. Uiteraard kan veel worden voorbereid en dienen als input. De reflectie zelf vindt echter met elkaar plaats. De dag eindigt met consensus over de status van de organisatie.

De zes pijlers onder de zelfevaluatie audit certificering Openbare Bibliotheken

De bibliotheek beschrijft kernachtig in een zelfevaluatie waar zij op dat moment staat.  Dat doet de bibliotheek dus zelf, veelal in een MT-plus samenstelling ondersteund door een procesbegeleider. Welke pijlers onderscheiden we in het proces zelfevaluatie?

  1. De ambities en doelstellingen. Welke opgaven ziet de bibliotheek voor de komende jaren? Zijn de ambities en doelstellingen concreet geformuleerd?
  2. Basisinformatie op een rij. Hierbij gaat het om de beleidsdocumenten die zijn voorgeschreven binnen het normenkader. Zijn de documenten aanwezig? Zijn ze actueel? Zijn de documenten bekend bij de medewerkers?
  3. Het reflecteren aan de werkelijkheid. Na het formuleren van de ambities en doelstellingen is het goed in een MT-plus samenstelling te bepalen waar de bibliotheek op dit moment staat. De geformuleerde ambities en doelstellingen, komen deze terug in het strategische meerjarenplan? En in de jaarplannen? Worden acties uitgezet om de ambities en doelstellingen te realiseren? Levert dit het gewenste resultaat? Waar staat de organisatie op dit moment?
  4. Verkregen inzicht: formuleren sterke punten en beperkingen. Tijdens de reflectie komen de sterke punten en de verbeterpunten in beeld. Wat zijn de gevolgen van de beperkingen voor de gestelde ambities? Wat is nodig om de beperkingen om te vormen in sterke punten?
  5. Lerende organisatie. Zijn PDCA (plan-do-check-act) en IMWR (inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren) voldoende ingebed? Ga bij voorbeeld na of na een medewerkerstevredenheidsonderzoek verbeterplannen zijn opgesteld. Het is van belang dat de verbeterpunten SMART zijn geformuleerd en de eigenaar is benoemd. Worden de verbeterplannen gemonitord? Voor het onderdeel IMWR kan de vraag worden gesteld voorbeelden te geven van hoe het management de ambities en doelstellingen inspirerend overbrengt op de medewerkers.  IMWR geldt ook voor de houding van medewerkers. Voelt de klant zich welkom?
  6. Leggen van verbanden. Tijdens de reflectie kun je voorbeelden geven van hoe verbanden zijn gelegd. Liggen de ambities van de organisatie in lijn met wat de klant graag ziet? Hoe wordt dit gemeten en gemonitord? Ook de verwachtingen van de subsidievertrekker spelen een rol. Realiseert de bibliotheek doelstellingen uit het werkprogramma van de subsidieverstrekkende gemeente?

 Voor alle zes pijlers is actualiteit een voorwaarde. De informatie waarop de zelfevaluatie is gebaseerd mag niet ouder zijn dan twee jaar.
Het is raadzaam de aanbevelingen van de auditors uit de vorige certificering door te nemen. Zijn de verbeterpunten nog actueel of al omgevormd in sterke punten, of is het issue achterhaald? Rapporteer hierover in de zelfevaluatie.

Fase 2, de eigenlijke audit, en fase 3, de communicatiefase, zal ik toelichten in mijn volgende blogposts. Volg dit blog of mijn Facebookpagina om de hele serie te kunnen lezen.

Meer weten over het normenkader of de derde certificeringsronde Openbare Bibliotheken? Laat het me weten door een reactie op dit bericht of via mijn contactinformatie.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.